Elektro Schroeyen: hoe blijf je werken terwijl meerdere klanten tegelijk bellen?
In een elektrozaak komt het werk vaak onder druk te staan wanneer meerdere klanten tegelijk bellen. Zeker wanneer je midden in een herstelling zit of een klant helpt in de winkel, is het niet altijd mogelijk om onmiddellijk op te nemen. Hoe zorg je er dan voor dat elke oproep toch beantwoord wordt zonder dat je je werk telkens moet onderbreken? Elektro Schroeyen vond een praktische manier om bereikbaar te blijven zonder dat de telefoon de werking van de zaak blijft verstoren.
Waarom werd de telefoon een organisatorische uitdaging voor Elektro Schroeyen?
Elektro Schroeyen is een familiebedrijf waar verkoop en service nauw met elkaar verbonden zijn. Klanten bellen meestal met een concreet probleem, zoals een defect toestel of een herstelling die snel moet gebeuren. “Wij verkopen toestellen, maar onze dienstverlening stopt daar niet,” vertelt Johan Schroeyen, zaakvoerder van Elektro Schroeyen. “Installatie en herstellingen maken een belangrijk deel uit van ons werk.”
Net daardoor komen er dagelijks veel telefoons binnen. Dat is logisch in een servicegerichte zaak, maar het zorgde er wel voor dat medewerkers voortdurend uit hun werk werden gehaald. “Zelfs een extra medewerker inzetten zou geen oplossing bieden,” zegt Johan, “omdat er dikwijls zelfs meerdere oproepen tegelijk binnenkomen. Dat kan zelfs één fulltime medewerker niet opvangen.”
Waarom werkte een antwoordapparaat niet meer?
De zaak werkte vroeger met een antwoordapparaat, maar dat systeem bleek in de praktijk inefficiënt. “Veel mensen spreken geen bericht in,” vertelt Johan. “En als ze dat wel doen, ben je veel tijd kwijt om alles opnieuw te beluisteren.” Daardoor ging er tijd verloren en bleef het werk onderbroken worden, ook nadat het telefoontje voorbij was.
Hoe zorgt Elektro Schroeyen er nu voor dat elke oproep wordt beantwoord?
Vandaag schakelt Elektro Schroeyen oproepen automatisch door wanneer het team niet meteen kan opnemen. Die oproepen komen terecht bij Axon, een externe dienst die telefoons professioneel beantwoordt en de boodschap correct noteert.
Voor de zaakvoerder is vooral dat eerste contactmoment cruciaal. “Het belangrijkste voor ons is dat elke klant iemand aan de lijn krijgt,” zegt Johan Schroeyen. “We hebben nog nooit klachten gehad dat een oproep onbeantwoord bleef.”
Na elk gesprek ontvangt het team een korte samenvatting per mail. Daardoor weten ze meteen wie gebeld heeft en wat er verwacht wordt, zonder dat ze een volledige voicemail moeten beluisteren. “Dat is voor ons het grote verschil,” legt Johan uit. “We krijgen een duidelijke samenvatting in plaats van een volle voicemailbox.”
Word je ook te vaak onderbroken?
Wil je dat elke oproep beantwoord wordt zonder dat je je werk telkens moet onderbreken? Ontdek hoe Axon dat voor jouw bedrijf kan organiseren.