5 tips voor een betere klantenservice
Je klanten tevreden houden, hoe doe je dat? Het is vanzelfsprekend dat je zorgt voor kwalitatieve diensten of producten. En als dat goed zit, dan volgt die klantentevredenheid wel, toch? In de meeste gevallen is dat gelukkig inderdaad zo. Maar vroeg of laat krijgt iedereen wel eens te maken met een ontevreden klant. Hoe ga je daarmee om en hoe zorg je voor een zo goed mogelijke klantenservice? In deze blog gaan we er dieper op in.
Gebruik verschillende kanalen
Een website, een telefoonnummer en klaar? Niet echt … Klanten verwachten meer dan ooit dat je bereikbaar bent op verschillende manieren. Veel klanten zullen voldoende hebben aan de informatie die ze op je website vinden, anderen zullen je nog even willen bellen. De jongere generatie zoekt dan weer sneller naar diensten of producten via sociale media en stelt liever vragen via chat. Probeer dus bereikbaar te zijn via alle kanalen die relevant kunnen zijn voor jouw business. Hou er ook rekening mee dat veel van jouw klanten misschien liever contact opnemen na hun werkuren.
Train je medewerkers
Een medewerker van een klantendienst kan goed luisteren, zoekt actief naar oplossingen en is in staat om het hoofd koel te houden in moeilijke situaties. Probeer dus op zoek te gaan naar een werknemer die aan al deze voorwaarden voldoet. Daarna is het essentieel om servicemedewerkers de kans te geven om hun vaardigheden bij te schaven dankzij interne of externe opleidingen.
Zorg voor een snelle aanpak
In het algemeen is een snelle dienstverlening onmisbaar. Vindt je klant niet snel genoeg wat hij wil op jouw website? Of duurt het te lang voor hij een antwoord krijgt op zijn mails? Dan gaat hij op zoek naar een concurrent die wél een snelle service kan bieden. Hou er echter wel rekening mee dat kwaliteit altijd boven kwantiteit moet blijven gaan. Anders krijg je vroeg of laat toch te maken met klagende klanten … Het voordeel van een klagende klant? Je bent die nog niet kwijt. Een klant die klaagt laat je weten dat hij of zij een probleem heeft ondervonden, maar biedt je tegelijkertijd de kans om dat probleem op te lossen. Luister naar je klant, geef voldoende uitleg en zorg dat hij of zij een gepaste oplossing krijgt.
Benader je klanten op een persoonlijke manier
Niemand voelt zich graag het zoveelste nummer in de rij. Probeer te achterhalen waar jouw klanten wakker van liggen om hen zo de allerbeste service te bieden. Daarbij willen ze graag persoonlijk benaderd worden. Denk bijvoorbeeld aan mailtjes die beginnen met ‘Beste klant …’. Tegenwoordig bestaan heel wat manieren om mails te personaliseren, zodat je klant zich écht aangesproken voelt. Heeft één van jouw klanten een probleem of een klacht? Wees niet bang om telefonisch contact op te nemen. Je klant vertelt je zo uitgebreid wat hem bezighoudt en voelt zich op die manier gehoord. Het voordeel voor jou is dan weer dat je de klant en zijn noden nog beter kan aanvoelen.
Vraag geregeld feedback
Loste je recent een probleem op voor een klant? Bel dan na enkele dagen nog eens om na te gaan of alles in orde is. Zo weet je niet alleen of je klant nu echt tevreden is, je kan ook evalueren of de oplossing die jij hebt geboden doeltreffend was. Dat is dan weer handig voor de toekomst. Sta ook eens stil bij de klanten die niet klagen of de klanten die je maar zelden hoort. Wie weet nemen zij gewoon niet snel contact op wanneer ze een probleem hebben? Of misschien zijn ze heel tevreden? Vraag dan zeker eens na wat ze zo fijn vinden aan de service die je biedt. Dan kan je daar blijvend op inzetten en je dienstverlening nog beter maken. Is het moeilijk haalbaar om telefonische permanentie te voorzien of wil je dat je klanten buiten de klassieke openingsuren snel een antwoord krijgen via chat? Axon verzorgt met plezier het telefonisch onthaal voor je klanten of staat in voor de helpdesk. Neem gerust contact met ons op.