Zakelijke e-mails: do’s en don’ts

E-mail is anno 2017 het meest gebruikte communicatiemiddel in bedrijven. Maar door de snelheid van dit medium, wordt er vaak vergeten dat ook e-mails aan bepaalde criteria moeten voldoen. Deze blogpost legt uit waar je op moet letten wanneer je e-mails verstuurt.

Onderwerp

Verzend nooit een e-mail zonder het onderwerp aan te geven in de titel. Wanneer je een e-mail zonder onderwerp verstuurt, kan dit de ontvanger op het verkeerde been zetten. Ook moet je het onderwerp zo duidelijk mogelijk formuleren: gebruik een korte zin met eenvoudige woorden. Probeer je onderwerp ook niet te lang te maken. Lange onderwerpen worden namelijk afgesneden door je e-mail programma. Ook is het aangeraden om in de onderwerpregel te zetten wat je verwacht van de ontvanger en wanneer.

Inhoud

Ten eerste is het belangrijk om de juiste aanhef te gebruiken in e-mails. Probeer altijd de ontvanger bij naam te noemen, zodat je e-mail niet te onpersoonlijk overkomt. Begin je e-mail dus nooit met “Beste, “ maar gebruik “Beste Mevrouw Peeters,”. Lees je e-mail ook aandachtig na. Spel- en typfouten zijn absoluut uit den boze, aangezien dit heel slordig overkomt. Gebruik in je e-mail ook helder en eenvoudig taalgebruik. Woorden zoals “desalniettemin” en “thans” horen niet thuis in een e-mail. Probeer ook gebruik te maken van witregels in een e-mail. Dit zorgt ervoor dat de tekst gemakkelijker begrepen wordt door de ontvanger.

Bijlagen

Een van de grootste irritaties bij e-mailgebruikers is een bijlage vergeten toe te voegen. Voeg bijvoorbeeld altijd eerst de bijlage toe en schrijf dan pas je e-mail. Zo vergeet je nooit meer een bijlage toe te voegen; Daarnaast is het aangewezen om in je e-mail altijd naar de bijlage te verwijzen, zodat de ontvanger weet waarom er een bijlage werd toegevoegd aan de e-mail.  Voeg ook enkel maar een bijlage toe wanneer dit een echte meerwaarde biedt voor de ontvanger. Net zoals bij de titel van een e-mail, is het ook belangrijk dat de bijlage een korte en duidelijke titel heeft. Zo weet de ontvanger meteen welke informatie er in de bijlage te vinden is.